Digitalisierung von Medienbestellungen Abgeschlossen
Gemeinsam mit der Münchner Stadtbibliothek haben wir den Bestellprozess für Medien digital weiterentwickelt.
Partner: Münchner Stadtbibliothek
Ausgangslage
Die Münchner Stadtbibliothek steht allen offen und kann kostenlos vor Ort genutzt werden – ganz ohne Anmeldung. Wer zusätzlich Medien wie Bücher, Filme oder Games ausleihen möchte, benötigt ein eigenes Konto. Damit lassen sich nicht nur der Onlinekatalog durchsuchen und verfügbare Medien finden, sondern auch Bereitstellungen für die Ausleihe außer Haus veranlassen.
Ist ein gewünschtes Medium bereits ausgeliehen oder am gewünschten Standort nicht verfügbar, kann es aus einer anderen Bibliothek bestellt oder vorgemerkt werden.
Der Bestellprozess in der Münchner Stadtbibliothek war bislang von papierbasierten und zeitintensiven Abläufen geprägt. Jede Bestellung durchläuft dabei drei logische Teilprozesse:
- Suche
- Transport
- Bereitstellung
Für jeden dieser Abschnitte wird pro Medium mindestens ein Ausdruck erstellt. Diese Ausdrucke bilden die Grundlage für die Bearbeitung und Weiterleitung einer Bestellung.
Jeden Morgen werden zunächst alle vorhandenen Bestellwünsche am jeweiligen Bibliotheksstandort ausgedruckt. Mithilfe des ersten Ausdrucks suchen Mitarbeitende die Medien in den Regalen. Um dabei effizient vorgehen zu können, müssen die Ausdrucke manuell auseinandergeschnitten und nach der jeweiligen Aufstellungslogik des Standorts sortiert werden.
Wurde ein Medium gefunden, wird es an der Kasse gescannt. Dabei entsteht ein zweiter Ausdruck.
Für Medien, die an einen anderen Standort transportiert werden, kommen zusätzlich Papierfähnchen zum Einsatz. Sie erleichtern die spätere Zuordnung in der Zielbibliothek. So entstehen pro Bestellwunsch bis zu drei Ausdrucke – ein Prozess, der weder besonders effizient noch nachhaltig ist.
Unser Ansatz
Aus diesem Grund wurde ein Digitalisierungsprojekt initiiert. Ziel war es, die Abläufe papierärmer, effizienter und nutzungsfreundlicher zu gestalten.
Wir vom InnovationLab wurden als UI/UX-Designer*innen hinzugezogen, um die nutzerzentrierte Gestaltung der neuen Lösung zu begleiten. Zu Beginn stand für uns vor allem eines im Mittelpunkt: den bestehenden Ablauf und die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden genau zu verstehen.
Bereits kurz nach Projektbeginn wurde deutlich, dass sich viele Besonderheiten analog gut abbilden lassen, bei einer digitalen Umsetzung jedoch sorgfältig berücksichtigt werden müssen. So kann jede Bibliothek die Bestellwünsche individuell entsprechend der Aufstellung ihrer Medien sortieren. Auch paralleles Arbeiten ist im bisherigen Prozess möglich.
Wenn ein Medium nicht sofort gefunden wird, haben die einzelnen Standorte zudem unterschiedliche Vorgehensweisen entwickelt, um dies für Kolleg*innen zu markieren und weiterzuverfolgen. Die konkreten Abläufe beim Sortieren und Suchen unterscheiden sich daher von Bibliothek zu Bibliothek.
Von Research zum Design
Um Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen den Standorten besser zu verstehen, haben wir zunächst Interviews und Beobachtungen vor Ort durchgeführt. Im Rahmen dieser User Research war es uns wichtig, möglichst unterschiedliche Bibliotheken einzubeziehen.
Wir besuchten sowohl kleinere als auch größere Standorte sowie die Stadtbibliothek im HP8, einen Interimsstandort am Gasteig. So konnten wir Besonderheiten frühzeitig identifizieren und in der neuen Anwendung berücksichtigen.
Auf Grundlage dieser Erkenntnisse entwickelten wir gemeinsam mit den Fachexpert*innen im Projektteam eine mobile Webanwendung. In einem ersten Schritt entstanden Wireframes, die wir mit echten Nutzenden testeten. Damit wollten wir sicherstellen, dass die Lösung den Bedürfnissen und Wünschen der Bibliotheksmitarbeitenden entspricht.
Aus den ersten Tests konnten wir viele wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Diese flossen direkt in die anschließende Designphase ein. Auch die weiterentwickelten Designs wurden in Usability Tests mit Mitarbeitenden erprobt und laufend auf Basis des Feedbacks angepasst.
Durch dieses agile Vorgehen konnten wir gemeinsam mit dem Projektteam und den Nutzenden Schritt für Schritt eine möglichst passende Anwendung entwickeln.
Vorteile des UX-Vorgehens im Projekt
Der erste Schritt im Projekt war die Research: Wir wollten den bestehenden Prozess verstehen und konkrete Probleme identifizieren. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse entwickelten wir Wireframes, um die grundlegenden Funktionen frühzeitig in Usability Tests überprüfen zu können.
So ließ sich bereits in einer frühen Phase feststellen, ob die zugrunde liegende Logik verständlich und sinnvoll war. Anschließend wurden die Designs ausgearbeitet, iterativ weiterentwickelt und in enger Abstimmung mit den Entwickelnden umgesetzt.
Das Feedback zeigte schnell, dass wir auf dem richtigen Weg waren. Gleichzeitig brachten die Kolleg*innen der Münchner Stadtbibliothek fortlaufend neue Vorschläge für Optimierungen ein. Nach der ersten Research hatten wir zwar bereits ein gutes Verständnis für ihre Anforderungen – mit jedem weiteren Test lernten wir jedoch noch mehr dazu.
Der konsequente Fokus auf User Experience Design ermöglichte es uns, die Anwendung kontinuierlich zu verbessern und sowohl Logik als auch Gestaltung an die Bedürfnisse der Nutzenden anzupassen. Durch die Besuche an den einzelnen Standorten fühlten sich die Mitarbeitenden aktiv in die Entwicklung einbezogen. Das schafft eine wichtige Grundlage für einen reibungslosen Übergang vom papierbasierten zum digitalen Ablauf.
Was wir gelernt haben
Auch für uns war es das erste Projekt, in dem wir vom Projektstart bis zur Entwicklung einer fertigen Anwendung vollständig beteiligt waren. Die Zusammenarbeit mit den Entwickelnden verlief sehr gut. Gleichzeitig konnten wir viel über die Möglichkeiten von Eigenentwicklungen und deren Einfluss auf die Umsetzung unserer Designs lernen.
Bei Entscheidungen, bei denen der Fachbereich noch unsicher war, konnten die Ergebnisse aus der Research als gemeinsame Entscheidungsgrundlage dienen. So ließen sich viele offene Punkte effizient klären und wir konnten uns auf die verbleibenden Unklarheiten konzentrieren.
Insgesamt sind wir sehr zufrieden damit, wie schnell eine entwickelte und getestete Anwendung entstehen konnte, die die unterschiedlichen Besonderheiten der Standorte berücksichtigt.
Die Digitalisierung der Medienbestellungen zeigt, wie wertvoll es ist, Mitarbeitende frühzeitig und kontinuierlich in Veränderungsprozesse einzubeziehen. Aus einem papierintensiven, individuell geprägten Ablauf entsteht so Schritt für Schritt eine digitale Lösung, die sich an der Praxis orientiert und den Arbeitsalltag in den Bibliotheken erleichtert.
Nächste Schritte
Das InnovationLab war bis zur Umsetzung des MVP (Minimum Viable Product) und den dazugehörigen Usability Tests beteiligt.
Von Beginn an war eine Pilotphase vor dem vollständigen Rollout vorgesehen. Bis dahin wird die Anwendung weiterentwickelt, optimiert und um noch fehlende Funktionen ergänzt. Für die Pilotphase haben wir das Projektteam mit Tipps und Methoden unterstützt, um weiterhin strukturiert Feedback einzuholen und in die Weiterentwicklung einfließen zu lassen.
Wir bedanken uns bei allen Projektbeteiligten und Research-Teilnehmenden für das Vertrauen und die engagierte Zusammenarbeit. Gemeinsam haben wir in kurzer Zeit eine wirklich gute Grundlage geschaffen – und sind gespannt darauf, wie sich die Anwendung nach der Pilotphase weiterentwickeln wird.